Organisatie

& Ontwikkeling

Nieuwe beleidsperiode

In 2021 is een nieuwe beleidsperiode aangebroken. Daarvoor is een meerjarenbeleidsplan gerealiseerd voor de periode 2021 t/m 2024. Naast voortborduren op het plan 2017 t/m 2020 is onder meer het bibliotheekconvenant en het beleidsplan sociaal domein van de gemeente Barneveld leidend geweest. De nieuwe beleidsperiode kenmerkt zich door doorontwikkeling van de dienstverlening die past bij de brede maatschappelijke en educatieve functie en, waar nodig, verbreding daarvan. Daarnaast ligt de focus op het bewerkstelligen van verbindingen, intern en extern, die op een positieve manier bijdragen om de dienstverlening ten gunste van de inwoners van de gemeente Barneveld naar een hoger niveau te tillen.

wethouder André van de Burgwal

Wethouder André van de Burgwal (en lid/bezoeker van de Bibliotheek):
In een jaar waar het moeilijk was om verbinding met elkaar te houden is het nog belangrijker om elkaar te ontmoeten en elkaars verhalen te horen. De Bibliotheek heeft hier een belangrijke rol in. Daarom ben ik blij met de vernieuwde inrichting, de vele activiteiten zoals het Taalhuis, De Bibliotheek op School en de kasten vol met verhalen.


Personele ontwikkelingen

In 2021 is een medewerker uit dienst gegaan. De functie die hierdoor vacant kwam, heeft opnieuw invulling gekregen.
Aantal
Medewerkers met contract voor bepaalde tijd 10
Medewerkers met contract voor onbepaalde tijd 6
Medewerkers op detacheringsbasis 1
Medewerkers per 31 december 2021 17
Wekelijks inzetbare uren op 31 december 2021 349,14
FTE o.b.v. 36-urige werkweek 9,7
Vertrokken medewerkers 1
Nieuw aangestelde medewerkers 1
Personeelsformatie 2021

Strategisch HRM-plan 2021 t/m 2024
In het verlengde van het meerjarenbeleidsplan is een strategisch HRM-plan opgesteld met als doel ervoor te zorgen dat het personeel voldoende meegroeit en aansluiting houdt bij de ambities en doelstellingen die in het meerjarenbeleidsplan zijn geformuleerd. Zij zijn immers een onmisbare schakel om deze waar te kunnen maken.

Opleidingen personeel
De eerste stap om ervoor te zorgen dat de medewerkers over de juiste bagage beschikken om de ambities uit het meerjarenbeleidsplan waar te kunnen maken, vertaalde zich in een driedaagse teamtraining. Deze stond in het teken van verbetering van de onderlinge samenwerking om daarmee de verbinding tussen de verschillende vormen van dienstverlening te intensiveren. Daarnaast hebben dit jaar medewerkers uiteenlopende webinars, seminars, coachings- en/of opleidingstrajecten gevolgd om de voor hun functie benodigde kennis en kunde, op het juiste niveau te houden en blijvend mee te kunnen bewegen met nieuwe ontwikkelingen.
Bovendien is er in het derde kwartaal een start gemaakt om de meer taakgerichte aanpak achter ons te laten en over te gaan op een resultaatgerichte aanpak waarmee we voorzien in een behoefte om meer focus te houden op dat wat we willen bereiken. We realiseren hiermee een efficiëntere manier van werken waarmee we de werkdruk die door veel medewerkers wordt ervaren, terugdringen en meer eigen verantwoordelijkheid en bewegingsruimte bieden aan de medewerkers. Leidinggevenden krijgen daarmee een meer sturende rol binnen de organisatie en bieden de begeleiding die een medewerker nodig heeft om de beoogde resultaten te bereiken.

Medewerkerstevredenheidsonderzoek
Medio 2021 heeft een medewerkerstevredenheidsonderzoek plaatsgevonden. De verbeterpunten zijn daarbij in kaart gebracht en worden gefaseerd aangepakt. Het tijdspad dat hiervoor is uitgetrokken loopt naar verwachting tot eind 2022.

Zelfstandig werkgeverschap
De Bibliotheek Barneveld is zelfstandig werkgever. De uitvoering van personele zaken is ondergebracht bij Cultura Ede.

CAO Openbare Bibliotheken
De CAO Openbare Bibliotheken die met terugwerkende kracht per 1 januari 2020 van kracht is, heeft een salarisverhoging van 2% met zich meegebracht. Eind 2021 is een principeakkoord gesloten voor een nieuwe CAO Openbare Bibliotheken die naar verwachting begin 2022 vastgesteld zal worden.

Ziekteverzuim
Het ziekteverzuim over 2021 is 8,06%. Dit relatief hoge verzuim is veroorzaakt door een langdurig zieke medewerker. Het vangnetpercentage veroorzaakt door onder andere zwangerschapsverloven en ziekte als gevolg van zwangerschap, was 8,6%. Verzuim is waar mogelijk opgelost door inzet van tijdelijk personeel en urenuitbreiding van vaste medewerkers.

Vrijwilligers

De Bibliotheek Barneveld telde op 31 december 2021 91 vrijwilligers. Ondanks de sluiting als gevolg van covid hebben zij waar mogelijk bijgedragen aan de dienstverlening van de Bibliotheek. Zo zijn zij onder andere ingezet om de AfhaalBieb invulling te geven gedurende de sluiting. Hiervoor is gekozen omdat deze alternatieve vorm van dienstverlening veel intensiever is dan de uitleenservice tijdens de gebruikelijke openingstijden. Vrijwilligers staan onder supervisie van professionals en geven invulling aan werkzaamheden die niet in de taakfunctieomschrijving van personeel zijn opgenomen. Ze worden ingezet als gastheer of gastvrouw in de vestigingen. Ter ondersteuning van een professionele medewerker of om de selfservice-uren plus te draaien. Daarnaast zijn er vrijwilligers actief voor de Boek-aan-Huis service, het Taalhuis, de cursussen digivaardigheid, de VoorleesExpress en bij activiteiten in de Bibliotheek of op scholen en voor- en vroegschoolse opvang waar een samenwerking mee is.

Dienstverleningsvorm Aantal vrijwilligers
Ondersteuning uitleen - vestiging Barneveld 13
Ondersteuning uitleen - uitleenpunt Kootwijkerbroek 11
Ondersteuning uitleen - uitleenpunt Voorthuizen 7
Cursussen digitale vaardigheden 3
Boek-aan-huis service 6
Activiteiten in de Bibliotheek en/of op scholen (o.a. voorlezen) 5
VoorleesExpress 16
Taalhuis Barneveld 27
Overig 3
Totaal 91
Inzet vrijwilligers per 31 december 2021 t.b.v. uitvoering dienstverlening


Certificering

De Bibliotheek Barneveld is in 2021 opnieuw voor 4 jaar gecertificeerd. Een onafhankelijk bureau heeft hiervoor medio 2021 door middel van een audit de kwaliteit en toekomstbestendigheid van de Bibliotheek aan de hand van 7 normen en een separate module educatie getoetst.


Samenwerking lokaal, regionaal en landelijk

Op landelijk niveau zijn openbare bibliotheken verenigd binnen de VOB (Vereniging Openbare Bibliotheken) en staan ze in nauwe verbinding met de KB (Koninklijke Bibliotheek) waar veel bibliotheekzaken centraal geregeld worden. Een voorbeeld daarvan is de inkoop van digitale content en de (door)ontwikkeling van programma’s zoals de Bibliotheek op School en BoekStart. Genoemde partijen hebben tijdens de pandemie onder andere bijgedragen aan de landelijke lobby en ervoor gezorgd dat lokale bibliotheken over de juiste kennis en informatie beschikten om op een verantwoorde manier invulling te kunnen blijven geven aan de dagelijkse bedrijfsvoering.

Op regionaal niveau is er samenwerking met andere Gelderse bibliotheken binnen SGB-verband (Stichting Gelderse Bibliotheken). Efficiency en meerwaarde kunnen bieden aan de klant staan daarbij centraal. Dit samenwerkingsverband heeft in 2020 bovendien als klankbord gediend bij het maken van keuzes en het invulling geven aan alternatieve vormen van dienstverlening.

Lokaal is er samenwerking met het onderwijs, culturele organisaties, maatschappelijke organisaties en het midden- en kleinbedrijf. In veel gevallen is het als gevolg van covid anders gelopen dan gepland. Sommige (nieuwe) samenwerkingen zijn noodgedwongen on hold gezet. Anderen zijn juist in een versnelling geraakt.

Ondersteuning derden
Om als relatief kleine organisatie op een goede manier invulling te kunnen geven aan de bedrijfsvoering en de veelheid aan diensten en producten, kopen wij bij een aantal partijen expertise in. Voorbeelden daarvan zijn: Cultura Ede (HRM & salarisadministratie), Eshuis (accountancy) en Hermac (kantoorautomatisering). Daarnaast maken wij met enige regelmaat gebruik van specialisten werkzaam bij Rijnbrink, de provinciale serviceorganisatie voor bibliotheken in Gelderland en Overijssel. Laatstgenoemde organisatie heeft in 2021 onder andere ondersteund bij de totstandkoming van het strategische marketingplan 2021 t/m 2024.


Communicatie

Om bekendheid te geven aan de dienstverlening van de Bibliotheek Barneveld maken we gebruik van veel verschillende communicatiemiddelen zoals lokale (online) publicaties, website, nieuwsbrieven, posters, kwartaalflyers en social media–kanalen. Het jaar 2021 heeft de Bibliotheek veel mooie, vooral grote, artikelen opgeleverd waarin onze maatschappelijke en educatieve waarde goed naar voren kwam. Naast de ‘gratis’ publicaties, zijn er diverse advertenties geplaatst om ons activiteitenprogramma te promoten, vrijwilligers te werven of online clicks te genereren naar onze website.

Bereik in 2021 van meetbare kanalen

Medium Aantal plaatsingen/ontvangers/volgers/bezoekers
Lokale/regionale kranten 60+ persberichten/interviews
Facebook 758 vrienden, 789 volgers
Twitter (start: oktober 2018) 90
LinkedIn (start: oktober 2018) 140
Maandelijkse nieuwsbrief 5.229
Website bibliotheekbarneveld.nl 12.360 gebruikers, 54.666 sessies


Online klantonderzoek
Om aansluiting te houden met de gebruikers van de Bibliotheek houden we vinger aan de pols door marktonderzoek. Dit wordt uitgevoerd door onderzoeksplatform BiebPanel dat speciaal is ontwikkeld voor de bibliotheekbranche. Er wordt gemiddeld vier keer per jaar een onderzoek gehouden onder leden en niet-leden. Thema’s die dit jaar onderzocht zijn: 1. Een ‘deep dive’ onderzoek naar ‘Diversiteit en inclusie van bibliotheken volgens bezoekers met verschillende migratieachtergronden’, 2. lokaal ledenonderzoek, 3. landelijk ledenonderzoek, 4. lokaal bezoekersonderzoek en 5. een ‘deep dive’ onderzoek naar jongeren en de digitale overheid. Op basis van de uitkomsten van deze onderzoeken passen we onze dienstverlening aan voor zover de (financiële) middelen dit toelaten.


Derde geldstromen

Om uitvoering te kunnen geven aan de dienstverlening ontvangt de Bibliotheek jaarlijks een subsidie van de gemeente Barneveld. Aanvullend daarop zijn er inkomsten vanuit abonnementen, verhuur van ruimtes, catering en de dienstverlening aan het onderwijs. Als gevolg van de pandemie zijn de inkomsten uit de verhuur en het gebruik koffie/thee beduidend lager dan begroot. De inkomsten vanuit leden blijven ook achter op hetgeen is begroot. Iets wat voornamelijk veroorzaakt wordt door minder nieuwe leden als gevolg van sluiting tot 20 mei 2021.
Naast de reguliere subsidie en een aantal geoormerkte doelsubsidies ten behoeve van educatieve dienstverlening die we van de gemeente Barneveld ontvangen, heeft de Bibliotheek een aantal derde geldstromen kunnen continueren en nieuwe geldstromen aan weten te boren. Deze worden onder meer ingezet voor kleinschalige projecten die niet vanuit de reguliere subsidie bekostigd kunnen worden maar wel van belang zijn om tegemoet te kunnen komen aan actuele maatschappelijke vraagstukken. Te denken valt aan bijvoorbeeld de projecten BoekStartcoach , digitale geletterdheid , ‘Hoger bereik laaggeletterden’ in Kootwijkerbroek , ‘Voorlezen in de Wijk’ en de opstart van het Informatiepunt Digitale Overheid (IDO) . Bovendien heeft het VSBfonds een bedrag beschikbaar gesteld voor een bijdrage aan de realisatie van de herinrichting van de bibliotheekvestiging in het centrum van Barneveld.


Raad van Toezicht

De Bibliotheek Barneveld hanteert het Raad van Toezicht-model waarbij de principes en ‘best practice’ bepalingen toegepast worden zoals deze staan beschreven in de Governance Code Cultuur 2019.

De Raad bestaat uit vijf leden die elk deskundigheid en expertise inbrengen op voor de Bibliotheek relevante vakgebieden. In 2021 hebben zes reguliere raadsvergaderingen plaatsgevonden in aanwezigheid van directeur / bestuurder, mevrouw M.W.J. van Ooijen. Tijdens de overleggen met de Raad stonden de koers en beleidsmatige bibliotheekzaken centraal. Daarbij was er onder meer aandacht voor de (dagelijkse) bedrijfsvoering in relatie tot corona, personele ontwikkelingen, certificering en herinrichting van de afsluitbare ruimten in de Bibliotheek in Barneveld. Ook de financiële voortgang en jaarlijks terugkerende financiële stukken, die goedgekeurd zijn door de Raad, waren daarbij onderdeel van gesprek. Naast de reguliere vergaderingen is een overleg door de Raadsleden belegd om het eigen functioneren en dat van de directeur / bestuurder te bespreken.

De Raad van Toezicht was in 2021 als volgt samengesteld:

Mevrouw mr. A.M. Bergers-Aalders, voorzitter per december 2018
(herbenoemd in 2020, zitting tot 2024)
Jurist

De heer N. Lenten
(herbenoemd in 2018, zitting tot 2022)
Penningmeester bij St. Vrienden van Woon- en Zorgcentrum Ruimzicht en St. Oud-Katholiek Museum, voorzitter van St. Oud-Katholieke Uitgeverij Pascal

De heer ing. J. Meesters
(herbenoemd in 2018, zitting tot 2022)
Penningmeester Stichting Dorpsgolf Barneveld

Mevrouw drs A. Alewijnse-Kortmann
(benoemd in 2019, zitting tot 2023)
Strategisch adviseur- en teamcoach HR, Accolade Zorg

De heer R. Brouwer
(benoemd in 2020, zitting tot 2024)
Directeur/bestuurder van het Christelijk College Groevenbeek

De totale honorering van de Raad was in het verslagjaar € 2.600. Geen enkel lid ontvangt een honorering die gekoppeld is aan de financiële prestaties van de stichting.

In verband met het aftreden van de heer J. Meesters en de heer N. Lenten zijn twee nieuwe leden Raad van Toezicht geworven die per 1 januari 2022 toetreden.

Leven Lang Leren

Vorig artikel

Prestaties & Resultaten

Volgend artikel